Idag damp tidningen Kontorsliv ner i brevlådan. Jag blev intervjuad om smarta möten av journalisten Eva Gussarsson för några månader sedan, och nu är resultatet färdigpaketerat. Blev ju riktigt fint!

Här är det som stod i texterna: (Har gjort några egna kommentarer i kursiv stil, resten är från tidningsartikeln)

7 steg till smartare möten

Möte igen. Hurra vad kul! Bra möten är teamwork som kan lyfta en hel organisation. Så se till att ni har stort A i mötesteknik.

***

Jobbmöte igen, hjälp vad tråkigt och infeffektivt! Eller? Inte alls, menar  kommunikationskonsulten Jenny Eklund, som vet precis hur man kan göra för att få till ett smart, effektivt och kanske till och med roligt möte.

– Jag älskar bra och givande möten. Många människor suckar över att de har för många möten. Men jag skulle säga att vi har för lite kvalitet i våra möten.

Det finns i dag en hel del företag som jobbar aktivt med att få bort trist-stämpeln och skapa en smartare mötesstrategi. Det kan handla om att man byter ut tråkiga konferensrum mot pingisrum och kuddhörnor. Ersätter skrivbordsmöten med walk and talk. Eller tar hjälp av en mötesstrateg, coach eller mötesevangelist.

Jenny Eklund menar att det kanske allra viktigaste för att få till ett bra möte är tydlighet. Från planering till summering. Till att börja med är det viktigt att varje möte har ett tydligt syfte. Det kan vara ett kort informationsmöte – som inte är tänkt att flyta ut i någon slags allmän diskussion. Det kan vara ett diskussionsmöte – utan krav på beslut. Det kan också vara ett beslutsfattande möte, en kreativ workshop, ett planeringsmöte…

När syftet är tydligt ska det också finnas en tydlighet i ledarskapet, i besluten och i formen, menar Jenny Eklund. Det handlar om allt från att ha en ledare som kan synliggöra hela gruppen utan att låta någon ta över diskussionen – till att hålla fokus på det mötet ska handla om.

– Det är också viktigt att alla tar ansvar för att mötet fyller sin funktion. Det gäller att jag som deltagare tänker ut vad jag vill och behöver få ut av mötet. Det är vanligt att vi räknar med att andra ska ta ansvar för att mötet blir meningsfullt, men jag tycker man ska ta ansvar själv, säger Jenny Eklund.

Om tydlighet är nyckeln till ett bra möte så är otydlighet det som gör möten sega, tråkiga och mindre meningsfulla.

– Många går från möten och känner att inget egentligen förändrats. Därför är det bra att i slutet av mötet eller efter varje punkt sammanfatta: Vad har vi bestämt? Det ger en tydlighet och samsyn.

Möten som inte börjar och slutar i tid är något som irriterar många.

– Det kan också finnas en otydlighet kring tekniken. Är det ok att ha mobilen på? Datorn? Hur vill vi ha det? Sådant är viktigt att bestämma inför mötet, så slipper folk irritera sig på kollegor som gör annorlunda.

Så blir du mötessmart

1. Vad är syftet med mötet?
Bestäm gärna syftet i förväg. Är det ett informationsmöte, ett diskussionsmöte, ett beslutande möte, ett kreativt möte… För dig som mötesdeltagare gäller det också att veta vad ditt eget syfte och mål med mötet är. Vad behöver du få ut av mötet? Se till att få ut det också.

2. Sätt en starttid och en sluttid.
Håll de tiderna. Sätt gärna också av tid för varje punkt.
– Det kan låta tidsfascistiskt, men det underlättar om man bestämmer hur mycket tid varje ämne får ta, säger Jenny Eklund.

3. (Min anm: jag tror det blivit något korrekturfel i tidningen, den här punkten blev en kopia av en annan, så vi hoppar över och går direkt till nummer fyra i stället)

4. Bestäm gärna tillsammans
hur ni vill jobba med mötesdokumentation. Kallelser, dagordning och protokoll. Hur ska de se ut? Vad behöver vi i dem och när? Vem ska besluta, eller ska vi arbeta interaktivt med detta?

5. Var ska vi vara?
Mötesrum är ofta tråkiga. Det finns företag som har möten i kuddrum, eller möten där man spelar dart eller pingis. Vanliga alternativ är att ha möten på stan eller ta ett promenadmöte.
Jenny Eklund gillar promenadmöten. Hjärnan fungerar bättre när man rör på sig – och det ger dessutom friskvård på köpet.
– Och att byta miljö är ofta bra.

(Min anm: Det funkar förstås inte på alla möten. Är man många behöver man sitta tillsammans.)

6. Vem ska leda mötet?
Ingen säger att det alltid är chefen som måste stå längst fram och prata. Medarbetarna kan turas om att leda ett möte och föra protokoll. Även protokollförandet kan göras mer interaktivt.

7. Alla tar ansvar för mötet.
Den som leder mötet ska vara en tydlig ledare som ger alla samma utrymme att synas och prata. Men de som medverkar har också ett ansvar för att få ut det de önskar av mötet.
– Det är viktigt att jag som mötesdeltagare är tydlig med vad jag vill eller tycker och vågar be om tydlighet från andra. Ibland behöver vi spåna tillsammans för att få tydlighet i hur vi ska göra, säger Jenny Eklund.

Texterna är hämtade ur tidningen Kontorsliv, nummer 2 2012. Skrivna av Eva Gussarsson.

Ps: Här kan du läsa mer om tjänsten smarta möten, som vi jobbar med inom Sprind.

 

 

Tagged with →  
Share →

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>